Werving van nieuwe medewerkers geschiedt bij steeds meer bedrijven via het internet. Men plaatst nauwelijks traditionele personeelsadvertenties aangezien de respons minimaal is. Bij werving via de eigen site of externe sites is de respons vaak hoger. Gezien deze nieuwe ontwikkeling worden hier enkele achtergronden van personeelswerving via Internet ofwel e-recruitment belicht. Is het een hype, of is het een nieuwe dimensie in een meeveranderend HRM vakgebied?
De werving van personeel is de laatste jaren sterk veranderd. Enerzijds door de tot voor kort krappere arbeidsmarkt, waardoor steeds verfijnder methoden werden gezocht om vacatures te vervullen. Getalenteerde medewerkers zijn zich vaak sterk bewust van hun marktwaarde. Anderzijds biedt internet de mogelijkheid digitaal vraag en aanbod bij elkaar te brengen. De gedrukte media zien met lede-ogen aan hoe het merendeel van hun personeelsadvertenties weglekt naar de banen-sites. Hoe fundamenteel is deze verandering? Gaat het om een hype of zijn werkgevers gedwongen omdat zij anders de geschikte kandidaten niet bereiken? Het staat vast dat e-recruitment een groeimarkt is. Ondanks het zware weer waar veel internet bedrijven in terecht zijn gekomen, glorieert de electronische banenmarkt.
Het online recruitment bedrijf Recruitsoft toont in een studie aan dat in 2000 bijna 80% van swerelds 500 grootste bedrijven hun corporate website gebruikt voor werving. Dat was nog slechts 29% in 1998. In de VS werft al negentig procent van de grote ondernemingen via het web. Volgens 80% van alle multinationals is de vacaturepagina, op de homepage na, het best bezocht. 26 miljoen cvs staan op carriere-sites en job boards (Kwint, 2001). Er zijn al meer dan 12.000 websites gespecialiseerd in e-recruitment (Rosencrantz, 1999) en in de nabije toekomst wordt een behoorlijke shake-out verwacht. De grotere (en sterkere) banensites zijn Monsterboard , Careerpath.com , en Stepstone.nl . Een van de eerste Nederlandse banensites was Jobnews van uitgeverij Wolters Kluwer, al snel gevolgd door Clickwork.nl van uitgeverij PCM, en Jobtrack.nl van Wegener. Meestal geven deze banensites ook informatie over opleidingsmogelijkheden, werk en gezin, de werkplek en sociale wetgeving. En deze extras vergoten hun overlevingskansen.
Het leven van een banensite kan zeer begrensd zijn, zie bijvoorbeeld Newmonday.com van Randstad en VNU. Laatstgenoemden hebben besloten om een deel van de activiteiten terug te laten keren naar vacatureblad Intermediair. De site had de grootste banenmarkt moeten worden voor hoogopgeleiden in Europa. Helaas liep het anders. Er zijn er maar weinig succesvolle matches uit voortgekomen tussen werkgevers en HBO's of academici. Ook de samenwerking tussen de Randstad en VNU managers in dit gezamenlijke project verliep stroef. Newmonday.com heeft in achttien maanden bijna 100 miljoen gulden verloren. De concurrenten van Newmonday, Monsterboard en Stepstone gaan wel door met hun electronische banenmarkt formule. De toekomst kan voor deze sites gunstig zijn, nu er een shake-out heeft plaatsgevonden. Immers, in een tijd van economische recessie zullen steeds meer mensen op zoek gaan naar een baan, ook via het internet.
Soms is de banensite gekoppeld aan andere carriere-adviezen zoals zelf-assessment, vergelijking van bedrijfsdoelstellingen en salarissen, opleidingen en sollicitatietechnieken. De zgn. matchingtools verkorten de `longlist softwarematig tot een `shortlist van meest aangemeten kandidaten, zie bijvoorbeeld Competency Matching Tool Equalopportunity . De nieuwste trend is dat niet alleen een overzicht van vacatures en carriere kansen wordt gegeven. De site wordt gecompleteerd met genuanceerde en gevalideerde matchingstechnieken tussen werkgever en werknemer. Dit stelt uiteraard steeds hogere eisen aan IT-systemen: fuzzy logic, database management, etc.
Ondanks geavanceerde matchingtools blijkt het voor werkgevers niet eenvoudig de meest serieuze kandidaten te selecteren. Uit een onderzoek (Cappelli, P. en M. Hamori, 2001, p.14) blijkt dat 46% van degenen die aan een sollicitatie op internet begonnen, die niet afmaakten. Uit een onderzoek van Yankelovich Partners (CPA Journal, 2000) blijkt dat 40% van de kandidaten die een cv online plaatsen dit ervaren als een zwart gat. Men verkeert in het ongewisse of er ooit enige vorm van feedback zal komen van het bedrijf waar men solliciteert. Meer dan de helft van de respondenten vindt zelden of nooit een baan die bij hen past via het web.
Het gemak waarmee een kandidaat zijn CV aan een potentiele werkgever e-mailt, betekent ook dat er fouten in de communicatie kunnen insluipen. De toonzetting van het mailtje is vaak te informeel. Enkele opmerkingen van kandidaten uit de IT-praktijk van e-recruitment: reden sollicitatie: `toetsen van mijn marktwaarde, werkervaring: 'duizendpoot', gewenste werktijden: voor 10 uur sochtends ben ik niet aanspreekbaar, en `na het schrijven van deze brief bent u aan zet, hobby: mijn vrouw.
Het grootste voordeel is dat het adverteren voor een bedrijf kostenbesparend is. Een vacature plaatsen in een landelijke krant kost duizenden guldens. Volgens Kwint (2001) besparen werkgevers achtduizend euro per internetwerving. Tweeduizend euro voor de directe besparing van advertentiekosten en zesduizend euro vanwege tijdsbesparing. Een vacature op het internet is goedkoper en er kan meer informatie over de vacante functie worden gegeven. De advertentietekst kan tussentijds worden gewijzigd, wordt wereldwijd verspreid, en heeft een langere `houdbaarheid`. Bovendien kan de advertentie sneller worden geplaatst dan in een krant. Vaak kan de kandidaat via een hyperlink meer informatie over het betreffende bedrijf vergaren. Dankzij deze ontwikkeling komt een sollicitant tegenwoordig goed geinformeerd op een solicitatiegesprek. Ook een bedrijf kan op zoek gaan naar kandidaten op het web. Een bedrijf krijgt via e-recruitment meer inzicht in hoeveel mensen belangstelling hebben getoond voor de vacature op de site. Kortom dit alles bespaart met name in deze eerste fase veel tijd en geld voor zowel het bedrijf als de sollicitant.
Door het enorme aanbod is het zowel voor de werkgever als de kandidaat geen eenvoudige opgave om te zorgen dat een advertentie of cv opvalt. Soms worden werkgevers overladen met mailtjes. Door het gebruik van matching tools kan deze grote hoeveelheid informatie worden geselecteerd. Of de kandidaat krijgt geen reactie, te laat of te vaag. Voor bemiddeling van vacatures op hoger management niveau lijkt het internet minder geeigend. Maar ook hier wint electronisch solliciteren terrein, zie bijvoorbeeld futurestep.com, een joint venture van headhunter Korn Ferry en The Wall Street Journal. Bij hogere functies zou een bedrijf kunnen worden verlokt door de vermeende kostenbesparing voor de `normale` headhunter, kosten die al gauw rond f 25.000,- liggen. Een ander probleem is dat de kwaliteit van de kandidaten soms te wensen overlaat. Werknemers die plezier hebben in hun werk solliciteren niet. Wel degenen die problemen hebben in hun huidige baan of zijn ontslagen. Voorts functioneren de meeste banensites nog niet echt klantvriendelijk. Noch naar de zijde van de sollicitant, noch naar de zijde van de werkgever. Gevolg hiervan is dat onder andere Zoomnet van De Telegraaf zeer moeizaam van start is gegaan.
Belangrijkste conclusie is dat er in Nederland een toename in virtuele transacties op de arbeidsmarkt is. De papieren advertentie heeft nog steeds de overhand. Dat geldt niet voor de traditionele open sollicitatie die bijna volledig is vervangen door de virtuele aftasting. Bij de meer formele sollicitatieprocedure is vrijwel nergens de papieren werving volledig vervangen. Er is eerder sprake van minimaal twee wervingstrajecten tegelijkertijd.
Sommige werkgevers kiezen voor volledige e-recruitment in plaats van de gewone werving en selectiemethoden. Bijvoorbeeld IBMs Research Division in New York koos er 6 jaar geleden voor al zijn vacatures op de eigen website te zetten en op een aantal grote banen-sites (La Vine, 2000). Ook Hewlett-Packard verzorgt haar personeelswerving grotendeels via haar site. Er zijn zelfs al vacaturesites zoals CMG.nl waar geexperimenteerd wordt met het afhandelen van het gehele werving- en selectieproces via het internet. De meeste werkgevers geven echter nog steeds de voorkeur aan een meer complementair model, waarbij e-recruitment als aanvulling dient op de reguliere werving.
Voor HRM E-recruitment vereist specifieke vaardigheden die meestal niet op een personeelsafdeling aanwezig zijn. Het bedrijf dient te investeren in een goede opleiding van de e-recruiter. De e-recruiter moet het contact kunnen opbouwen met de kandidaten via het web, soms al binnen een dag. Hij moet de flexibiliteit bezitten om kandidaat-profielen snel te scannen en bij de juiste afdeling te introduceren. Hij moet een accurate database kunnen maken van de in en uitgaande informatiestromen om het begeleidingstraject beheersbaar te houden. De baneninformatie ten behoeve van de kandidaat moet eenvoudig worden weergegeven met salarisniveau, arbeidsvoorwaarden en extra voorzieningen. De navigatie structuur moet functioneel zijn en snel (zie ook de e-tools in Bos, M. van den, en R. Versteeg, 2001). De e-recruiter is in staat online een assessment af te nemen om te zien of de kandidaat bij de betreffende bedrijfscultuur past. Heeft de kandidaat andere verwachtingen, dan wordt dat al in dit vroege stadium duidelijk.
Ook op het terrein van arbeidscontracten wordt de impact van e-recruitment zichtbaar. Het web biedt de mogelijkheid een directe koppeling te maken naar het toekomstige arbeidscontract van de sollicitant. Hierdoor kan in de toekomst ook de onderhandeling over arbeidsvoorwaarden grotendeels virtueel worden afgehandeld. Uit een staalkaart van mogelijkheden kan een kandidaat mogelijkheden kiezen voor de verdere uitbouw van de carriere, scholingsmogelijkheden en harde arbeidsvoorwaarden. Als gevolg van deze ontwikkelingen ziet men enerzijds een toenemende uitholling van de collectieve CAO. Anderzijds een toename van PAOs, d.w.z. persoonlijke arbeidsovereenkomsten.
Op basis van de ervaringen tot nu toe is nog niet vast te stellen of de huidige matching tools voor selectie van sollicitanten wel fijnmazig genoeg zijn. Heeft de computer bijvoorbeeld oog voor die ene kandidaat temidden van vele anderen die wellicht een matige opleiding heeft, maar wel in zijn cv in een persoonlijke noot heeft opgenomen dat hij de Himalaya heeft beklommen. Dergelijke karaktervolle details vertellen veel over het mogelijk talent van de kandidaat. Het is de kunst om deze details via fijnmazige analyse op te sporen.